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事务所介绍

昆明律师事务所,于2017年5月4日成立,在专业的律师团队背景下,一家专业人员合伙的事务所正式步入发展正途,在短短两年内迅速发展成为一家为昆明市十佳律师事务所。我们提供了昆明市内所需要法律咨询顾问,及其所需处理方案,再配合清晰的服务流程,我们可以快速的为您解决您的相关问题。

这是个常识问题 如何处理记录保留和管理

作者:缅甸环球国际 来源:www.bmwklaw.com 栏目:案例展示 发布日期:2019-05-23 17:43 浏览:198

  
  

  上个月,我们讨论了FOIA请求和其他信息请求。您了解了LegalFilesSoftware如何简化响应这些请求的过程。从接收和记录请求到查找和生成相关文档,该软件具有帮助每一步的工具。

  但是,LegalFilesSoftware不仅可以简化和加快响应记录请求的过程。它还可以帮助影响法律专业这么多部分的另一个相关领域-记录保留。这个行业中有这么多人发现记录管理势不可挡。它不一定是。

  我们的用户友好型全包软件提供了丰富的工具,可以帮助您改善和简化团队的记录管理。您可以找到一个内置的,全面的文档管理系统,使您可以将所有内容保存在一个方便的位置。您的团队还可以设置删除某些文档的规则。不仅如此,当您在组织中建立和完善记录管理时,您还可以从LegalFilesSoftware团队的经验中受益。

  为什么记录保留和管理如此重要?

  法律行业的所有专业人士必须保留特定时间长度的记录。但是,需要保留哪些类型的记录以及保存多长时间可以有很多种。这可以根据记录的内容,目的和功能而变化。

  好像这不足够复杂,可能会有更多的变化。例如,可能要求州政府机构在特定时期保留一种类型的记录。同一州内的地方政府机构可能对保持类似记录需要多长时间有完全不同的要求。这些要求由相关机构和委员会批准的记录保留时间表确定,甚至由法规强制规定。

  重要的是要了解您的办公室或部门应遵守的规则,特别是在涉及FOIA请求和信息请求时。

  当某个人或代理机构提出此类请求时,您有责任向其提供与其对应的所有记录。虽然存在某些例外情况,例如律师-客户特权,但您的团队通常必须提供所请求的信息。如果你没有或不能制作它,因为你在你应该拥有之前销毁了一个记录,你可能会面临一定的惩罚。如果您故意破坏公共记录,您可能会面临刑事处罚,包括罚款和监禁时间。

  显然,您的团队必须拥有可靠的记录保留策略,以避免将来出现任何问题。法律文件可以提供软件,帮助您保持井井有条,并提供指导,以开发可持续的记录管理系统。

  LegalFiles如何帮助记录管理和保留

  从头开始实施记录保留策略的想法可能是压倒性的。但是,您不必单独完成。LegalFiles为软件提供全面的工具,帮助您的团队遵守有关记录管理的所有规定。我们的团队还提供丰富的经验和知识,帮助您和您的同事制定计划。

  LegalFiles包括全面的文档管理和合同管理系统。可以轻松地将每个文档,电子邮件和合同存储在方便的位置。保存文档并轻松访问是建立强大记录保留策略的第一步。

  该软件还会在系统中保存每个文档的副本。这是独特的,因为许多法律案件和物质管理系统仅保留文件或电子邮件的链接。LegalFiles方法确保您仍然拥有软件中每个已保存文档的副本,即使它在其他位置被删除,例如从电子邮件程序或云中删除。

  一旦您知道您的文档和电子邮件安全地保存在法律文件中,就应该考虑保留某些类型文件需要多长时间。这要求您和您的团队了解您需要遵守哪些类型的规则和法规才能保留记录。同样,请记住,您必须遵循的准则将根据您所服务的组织类型以及您正在处理和存储的记录类型而有所不同。

  只要您掌握了这些重要信息,就可以开始确定法律文件何时通知您清除某些类型文档的时间范围。此过程使您保持井井有条,并遵守有关记录保留的法规和法律。

  当您的团队使用法律文件时,您可能会开始发现需要优化记录管理和保留过程。这没问题,因为该软件灵活且用户友好。这意味着您可以随时进行更改。事实上,它是如此用户友好,当您想要改变某些东西时,不需要IT部门的任何人参与。法律文件用户喜欢如何授权它自己进行更改。

  记录管理和保留入门

  你和你的团队可能认为这听起来很棒。但是,在设置记录管理程序时,您仍然可能处于起点。入门的想法似乎过于庞大,特别是如果你有丰富的记录。如果您发现自己处于这种情况,法律文件软件团队可以为您提供帮助。

  无论您是从方方面面开始,还是只是在寻找微调政策和程序的方法,我们随时为您提供帮助。当您成为我们的客户时,您不仅可以获得世界一流的法律案例和物质管理软件,还可以从我们团队数十年的经验中受益。这就像聘请顾问在设计记录管理程序时回答所有问题-没有高昂的价格标签。

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