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法律常识
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 法律文件软件如何简化FOIA和其他记录请求-第

作者:缅甸环球国际 来源:www.bmwklaw.com 栏目:法律常识 发布日期:2019-05-23 19:20 浏览:198

  
 

  我们在这个由两部分组成的博客系列的第一部分开始讨论FOIA请求,信息请求和公共记录请求。尽管每个组织对这些类型的请求可能具有不同的名称,但它们都具有一些共同的特征。

  它们变得越来越普遍,并且响应起来可能非常耗时。但是,他们也遵循相同的规则和程序。因此,每次您回复FOIA请求或请求信息时,都无需重新发明轮子。实际上,使用正确的软件和工具,您可以在收到请求时实施标准化流程。

  我们已经讨论过法律文件软件如何通过帮助跟踪和分配信息请求以及进行搜索和查看信息来帮助您保持井井有条。现在,我们将解释LegalFiles如何帮助处理记录请求的最后步骤并改进处理这些请求的方式。

  在完成文档搜索以响应信息请求后会发生什么

  正如我们在上一篇博客中所提到的,处理记录请求需要您的团队遵守特定的规则和规定。它还可能需要许多团队成员的团队合作才能完成以下步骤:

  记录和跟踪请求

  分配请求

  搜索响应记录

  查看响应记录的范围,内容和适用性

  适用豁免和编辑

  与请求者沟通并收取付款

  在您完成搜索并确定应该发布,编辑或隐藏哪些信息之后,似乎大多数工作都已完成。虽然这是这个过程的很大一部分,但是你的工作还没有结束。您仍需要向请求者提供文档和其他信息,并在某些情况下收取付款。法律文件也可以帮助您在此过程的这些步骤中保持井井有条。

  法律文件有助于完成流程的最后步骤,包括交付和付款

  当您处理信息请求或FOIA请求时,过程的开始和中间是最复杂的。但是,最后的步骤也非常重要。这是您将文件交给请求者,并在必要时收取付款。

  LegalFiles中的跟踪功能可帮助您保持正常运行,以满足文档制作截止日期。您还可以使用软件中的工具查看并生成团队将向请求者提供的最终文档。我们的综合工具可帮助您确保生成所有正确的信息。

  跟踪还可以帮助完成信息请求的另一个重要方面,即跟踪付款。LegalFiles可以跟踪发出记录请求的个人或实体是否已提交强制性付款。

  虽然并非所有请求都需要付款,但如果没有请求,其中一些请求无法继续。如果需要付款,大多数请求者需要预先支付原始请求。但是,有时需要付款才能发布文档和信息。其他不同的是付款金额。在许多情况下,成本可能会根据完成请求所需的工作量而有所不同。无论您的具体情况如何付款,LegalFiles都可以为您提供提醒,提醒和其他跟踪工具。

  法律文件中的跟踪功能有助于整个过程

  当您的团队响应对信息和记录请求的请求时,保持按计划是至关重要的。例如,您必须在20天内回复联邦FOIA请求。当您查看大量信息时,保持井井有条以满足此严格的截止日期非常重要。为此,许多客户依靠法律文件来跟踪截止日期。

  LegalFiles允许您将请求分配给特定的团队成员,这使他们可以对此负责。在此过程中,LegalFiles会向您和您的团队发送通知,让您知道何时以及如何跟进。该软件还提供任务/待办事项,帮助您掌握清单并坚持时间表。作为奖励,您可以查看并联系正在处理请求的所有人,并进行待办事项跟进。

  LegalFiles帮助您处理信息请求的其他方式

  由于LegalFiles可以跟踪处理请求的人员以及他们处理请求的速度,因此该软件还可以帮助确定人员配置和预算需求。如果您发现您的团队对信息请求不堪重负并且难以满足最后期限,您可以使用此信息来支持您的请求更多员工或额外的工作时间。

  您还可以查看其他趋势,包括您的团队何时收到某些类型的请求以及哪些请求最常见。使用这些宝贵的信息,您可以更好地规划工作流程,并预测何时会看到某些类型的请求激增。

  除了软件增加的价值之外,LegalFiles的团队还可以帮助您管理和处理信息请求。我们的团队花费数十年时间帮助政府机构和其他公共部门组织处理记录请求和FOIA请求。在此期间,我们开发了最佳实践,我们很乐意与您分享,以帮助简化您的请求处理系统。

  LegalFiles可以帮助您更改处理信息请求的方式

  如果您对信息请求和FOIA请求感到不知所措,那么您并不孤单。越来越多的请求有更多的公共部门专业人员和其他人寻求简化其响应过程的方法。许多人发现法律文件可以帮助他们完成曾经繁琐的过程并将其变为高效过程。

  这个由两部分组成的博客系列解释了法律文件如何帮助您和您的团队征服记录请求并保持领先地位,从流程的开始到结束。
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