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法律文件软件如何简化FOIA和其他记录请求-第1部

作者:缅甸环球国际 来源:www.bmwklaw.com 栏目:法律常识 发布日期:2019-05-23 19:19 浏览:117

    

  信息自由法请求,信息请求和公共记录请求。组织称之为什么并不重要。响应这些请求的过程可能非常耗时。你甚至可能会想到它。

  在处理这些请求所需的时间和移动件的数量之间,保持一切井井有条可能是压倒性的。但是,如果您有合适的工具可以帮助您完成此过程。

  LegalFilesSoftware提供了各种工具来帮助响应记录请求的每一步。不仅如此,该软件还允许法律专业人员通过发现响应时间和请求类型的趋势来改进他们的实践。在这个由两部分组成的博客系列中,我们将探讨法律文件如何帮助响应信息请求和FOIA请求的每一步。

  响应信息和记录请求请求的现实

  各种各样的团队成员可以响应记录请求和信息请求。在FOIA要求的情况下,该团队可能包括律师,文件和管理分析师,FOIA专家,公共信息官,披露官员和文员。

  无论机构或办公室是在处理FOIA请求还是一般记录请求,他们都必须遵守有关如何处理它的特定规则和规定。处理此类请求的团队成员必须履行与请求处理相关的所有职责。这些职责可能包括:

  记录并跟踪请求

  捕获所有相关的联系信息

  审查彻底性和有效性的请求

  分配请求

  搜索响应记录

  查看响应记录的范围,内容和适用性

  适当时应用豁免和编辑

  与请求者沟通

  必要时收取付款

  显然,回应信息请求(如FOIA请求)并不像查找和发布记录那么简单。在回应这些请求时,律师,律师助理和其他人必须遵循特定的响应时间指南,并在流程的每个步骤进行跟踪。没有合适的工具,这个过程可能很麻烦且杂乱无章。

  大多数信息请求涉及六个基本步骤,包括(1)接收和确认收到初始请求,(2)审查请求(3)分配请求,(4)进行记录搜索,(5)处理记录发布和(6)将记录发布给请求者。在某些情况下,可能需要采取其他步骤,例如收集和处理付款。

  LegalFiles提供了丰富的工具,可以帮助您的组织跟踪响应过程的每一步,并始终掌握所有内容。事实上,这些功能是我们许多客户选择法律文件以满足其组织信息需求的原因,而不仅仅是法律案件和事务管理。

  一旦收到初始信息请求,LegalFiles就会提供帮助

  一旦您的组织收到信息请求,时钟就会开始计时。例如,联邦机构通常在收到FOIA请求回复之日起20天内。代理商必须确认收到请求的日期,并向请求者发出预计完成日期。如果处理请求所需的时间超过10天,则必须为其分配跟踪号。

  其他类型的请求也有不同的指导方针。这意味着一旦您的部门或办公室收到记录或信息请求,就必须立即开始流程。失去一天可能会导致延误,特别是当您和您的团队需要在短时间内审查大量记录时。

  通过法律文件,您可以在收到信息请求后轻松跟踪信息请求,例如FOIA请求。只需几个简单的步骤,您就可以将请求添加到系统,捕获关键日期和重要的联系信息。您只需输入有关请求的信息,并将其分配给组织中的某个人以启动该过程。通过将所有这些信息放在一个集中的位置,该过程可以标准化,您的员工可以充当团队,快速处理请求变得轻而易举

  使用LegalFiles可以轻松搜索响应式记录

  当您的团队深入了解搜索过程时,LegalFiles可提供更多价值。当谈到联邦FOIA请求时,所有代理机构都必须进行“合理计算以发现所有相关文档的搜索”。这在简单的英语中意味着什么?您必须做出合理的努力来搜索记录。许多其他记录请求的规则和规则包含类似的语言。

  LegalFiles的内置文档管理系统在记录请求过程的搜索阶段派上用场。我们的电子数据库允许您的团队存储以存储和索引法律和非法律文件,以及电子邮件/附件,电话日志和邮件日志。通过专门的搜索功能,查找与记录请求相关的电子文档或物理记录的位置变得前所未有的简单。

  但是,查找响应记录不仅仅涉及键入特定关键字。您团队中的某个人需要审核每个文档的范围,适用性,律师-客户特权和机密性。

  法律档案再次拯救。初步搜索后会显示相关文档列表,您的团队可以使用法律文件深入研究电子记录的文本,并确定他们是否响应FOIA请求或记录请求。

  此外,由于机密性,律师-客户特权或其他例外情况,有时无法发布相关文档。发生这种情况时,您需要软件来记录结果并跟踪哪些文档未发布以及原因。LegalFiles提供了轻松执行这些关键任务的工具。

  探索法律文件可以帮助处理信息请求的其他方式

  我们生活在一个记录请求(包括FOIA请求)更为常见的时代。这项工作既繁琐又耗时。但是,在响应每个请求时,无需重新发明轮子。LegalFiles提供了许多简化流程的工具。

  本博客讨论了法律文件如何帮助您从收到请求到搜索文档的过程中保持井井有条。在本博客系列的第二部分中,我们将探讨LegalFiles如何帮助完成记录请求流程的最后步骤。

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